¿Cómo fue el inventario de fin de año?
A esta pregunta existen cuatro posibles reacciones:
La negación: “no lo hago porque no lo necesito, es una pérdida de tiempo, no me lo exige la ISO…”
La ira: “fatal, se nos ha caído la cuenta de resultados del año porque hemos perdido tantos miles de euros…”
La huida hacia adelante: “no tengo tiempo para hacerlo”.
La justificación: “es que es imposible que salga bien”.
Sea como fuere, gerente de almacén de distribución de la construcción, quiero que sepas que tienes razón.
En función de las características de tu empresa y sector, hacer un inventario al final de año no te lo exige la ISO y además es una inversión de tiempo enorme de tus recursos, que en ocasiones supone pagar horas extras. En este proceso también se acostumbra a notificar diferencias importantes de stock que penalizan tu cuenta de resultados.
También son malas fechas. Hace frío, con los turrones en el estómago…
Y, ¿entonces? Si no hay tiempo y me va a dar malas noticias, ¿para qué meternos en este follón de hacer un inventario una vez al año?, ¿y para qué hacer un inventario con la actividad parada?
Cambiemos la pregunta: ¿cómo podemos establecer un proceso para que, durante el año, los movimientos de material vayan de la mano de los informáticos y así el inventario no sea una tarea en vano?
El inventario es necesario para que tu personal pueda confiar en el stock que aparece en la pantalla. Ni más ni menos. Esto permite que:
En enero ningún comercial haya vendido algo que no está realmente en el almacén (multiplica este efecto por los 12 meses del año).
En febrero tengas un punto de partida correcto del negocio, de modo que la estrategia de compras de reaprovisionamiento con tus proveedores también sea correcta.
En marzo evites oír la frase “se contó hace cuatro días y ya está mal”, que crea desmotivación entre los distintos equipos de almacén, comerciales y financieros.
En abril puedas plantearte un estudio de obsolescencia de material y cómo provisionar poco a poco las pérdidas para que no afecten a la cuenta de resultados.
En mayo evites una discusión entre el equipo comercial y del almacén sobre dónde debería estar un producto.
En junio te plantees si puedes contar partes del almacén de manera cíclica y rutinaria porque empiezas a ver los beneficios de tener el stock bajo control.
En julio evites que el personal de almacén vaya a comprobar el material pedido a pedido porque el equipo comercial no se fía del inventario. También en agosto, septiembre, octubre…
En agosto aproveches para recolocar algunos materiales, ya que un inventario fiable en el sistema te facilita ver los productos que más rotan en el almacén.
En septiembre te plantees aprovisionar por punto de pedido el almacén de manera automática.
En octubre puedas hacer una estrategia correcta de compra para fin de año de acuerdo a rappels visualizando el inventario.
En noviembre hagas una revisión cíclica del stock de los productos más conflictivos de valor y rotación.
En diciembre te tomes los turrones tranquilo en casa, sin sorpresas en la cuenta de resultados.
Tener el stock bajo control es algo imprescindible en cualquier almacén de distribución de materiales. Tomarse en serio el inventario físico es un excelente punto de partida. Y construir mejoras para asegurar su fiabilidad asegura que no sea una pérdida de tiempo.